Administrative Assistenz (m/w/d) für Mühlhausen – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Administrative Assistenz in Mühlhausen übernimmst du eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination von Büroabläufen. Du arbeitest in einem mittelständischen Unternehmen, das Wert auf Qualität und professionelle Arbeitsweise legt. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und ermöglicht dir, deine organisatorischen Talente voll einzubringen. Du wirst Teil eines motivierten Teams und trägst aktiv zum Unternehmenserfolg bei. Das moderne Arbeitsumfeld bietet dir alle notwendigen Ressourcen für eine effiziente Arbeitsweise. Die langfristige Perspektive dieser Position ermöglicht dir berufliche Stabilität und Weiterentwicklung.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Administrative Assistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben als Administrative Assistenz in Mühlhausen sind: Die umfassende administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Abteilungen. Du koordinierst Termine, organisierst Meetings und verwaltest den Kalender. Die Erstellung und Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz in deutscher und nach Möglichkeit englischer Sprache gehört zu deinen Aufgaben. Du bereitest Unterlagen, Präsentationen und Reports für Meetings vor. Die Pflege von Kunden- und Lieferantendatenbanken liegt in deiner Verantwortung. Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Buchung von Transportmitteln und Unterkünften. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Unterstützung bei administrativen Prozessen rundet deine Aufgaben ab.

Weitere Verantwortlichkeiten als Administrative Assistenz in Mühlhausen umfassen: Die Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und Meetings. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen. Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen für einen reibungslosen Informationsfluss fällt in deinen Bereich. Du hilfst bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und deren Ablage. Die Verwaltung des Dokumentenmanagementsystems und die Sicherstellung der Aktualität ist Teil deiner Aufgaben. Du assistierst bei der Durchführung von Projekten und übernimmst Teilprojekte eigenständig. Die Betreuung des Empfangs und von Besuchern bei Bedarf kann anfallen. Du übernimmst weitere administrative Sonderaufgaben nach Anforderung.

Anforderungen:

Für die Position als Administrative Assistenz in Mühlhausen solltest du mitbringen: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert, motivierte Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung sind ebenfalls willkommen. Sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Erste Berufserfahrung im administrativen Bereich ist hilfreich. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zielorientiert. Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit ist erforderlich. Du bist flexibel und kannst dich auf wechselnde Anforderungen einstellen.

Als Administrative Assistenz in Mühlhausen benötigst du folgende Kompetenzen: Hervorragende Organisationsfähigkeit und die Kompetenz, mehrere Aufgaben parallel zu managen. Du besitzt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und kannst professionell mit verschiedenen Stakeholdern umgehen. Dienstleistungsorientierung und ein professionelles Auftreten sind wichtig. Du arbeitest präzise und achtest auf fehlerfreie Dokumentation. Problemlösungskompetenz und eigenständiges Denken zeichnen dich aus. Teamfähigkeit und die Bereitschaft zur Unterstützung von Kollegen sind selbstverständlich. Du zeigst Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen. Belastbarkeit auch in stressigen Phasen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sind erforderlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr. Flexible Arbeitszeitregelungen nach Absprache möglich. 40 Stunden pro Woche in Vollzeit.

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Mühlhausen bietet dir als Administrative Assistenz: Eine umfassende Einarbeitung mit persönlicher Betreuung. Du arbeitest in einem modernen Büro mit hochwertiger technischer Ausstattung. Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Entwicklung. Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten. Betriebliche Zusatzleistungen wie Zuschüsse zur Altersvorsorge oder Gesundheitsförderung. Kostenfreie Getränke und eine moderne Pausenraumgestaltung. Flexible Arbeitszeiten für eine gute Work-Life-Balance. Firmenparkplätze und gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.