Administrative Assistenz (m/w/d) für Ingelheim am Rhein – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als administrative Assistenz in Ingelheim am Rhein unterstützt du die Verwaltungsabteilung eines dynamischen Unternehmens. Du bist erste Anlaufstelle für administrative Anliegen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. In dieser Position kannst du deine Stärken in Organisation und Kommunikation voll ausspielen. Du arbeitest in einem modernen Büro mit angenehmer Atmosphäre und wirst Teil eines motivierten Teams, das Wert auf gegenseitige Unterstützung legt.

Branche: Verwaltung & Dienstleistung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Bearbeitung von Korrespondenz und die Erstellung von Geschäftsbriefen nach Vorgabe. Du pflegst Kundendaten und Lieferanteninformationen in den entsprechenden Systemen. Die Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie die Koordination von Besprechungen liegt in deiner Hand. Du erstellst Präsentationen und Auswertungen für interne Meetings. Die Verwaltung von Verträgen und wichtigen Dokumenten gehört ebenso zu deinem Aufgabenbereich. Du bearbeitest Eingangsrechnungen vor und leitest diese zur Prüfung weiter. Die Pflege von Wiedervorlagen und Fristen ist Teil deiner täglichen Routine.

Du unterstützt bei der Reiseplanung und -organisation für Mitarbeiter. Die Koordination von Kurieren und Lieferdiensten fällt in deinen Zuständigkeitsbereich. Du kümmerst dich um die Verwaltung von Zugangsdaten und Berechtigungen. Die Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du assistierst bei der Erstellung von Statistiken und Reports. Die Betreuung von internen Informationssystemen und schwarzen Brettern liegt ebenfalls bei dir. Du hilfst bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Firmenfeiern.

Anforderungen:

Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder verfügst über vergleichbare Qualifikationen. Berufserfahrung in der Verwaltung oder im Sekretariat ist wünschenswert. Du arbeitest selbstständig und strukturiert. Deine Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch Sorgfalt und Genauigkeit. Du bist kommunikativ und gehst souverän mit verschiedenen Gesprächspartnern um. Belastbarkeit und Stressresistenz zeichnen dich aus. Du zeigst Initiative und denkst mit. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Du kannst dich schnell in neue Software und Systeme einarbeiten. Deine Ausdrucksweise in Wort und Schrift ist sicher und gewandt. Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent und Planungsvermögen. Deine Arbeitsweise ist effizient und zielorientiert. Du besitzt ein hohes Maß an Serviceorientierung. Problemlösungskompetenz und analytisches Denken gehören zu deinen Stärken. Du arbeitest sowohl im Team als auch eigenständig sehr gut. Deine Auffassungsgabe ist schnell und du lernst gerne dazu.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Gleitzeit im Rahmen der Kernarbeitszeit möglich, 30 Minuten Mittagspause, gelegentliche Mehrarbeit nach Absprache möglich

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsperspektiven. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung mit Mentoring. Das Unternehmen legt Wert auf flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Es werden moderne Arbeitsmittel und digitale Tools bereitgestellt. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeitmodellen. Weiterbildungen werden gefördert und unterstützt. Das Team pflegt eine offene Kommunikationskultur. Kostenfreie Getränke und Parkplätze sind vorhanden. Mitarbeiterrabatte und Benefits werden angeboten.