Administrationskraft (m/w/d) für Rietberg – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Administrationskraft in Rietberg unterstützt du ein Handwerksunternehmen bei allen administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an einen etablierten Betrieb, der professionelle Büroorganisation für sein wachsendes Geschäft benötigt. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, den Monteuren und Kunden zusammen. Diese Position bietet dir einen interessanten Einblick in die Abläufe eines Handwerksbetriebs. Du bist Teil eines eingespielten Teams und sorgst für die ordnungsgemäße Abwicklung aller Bürovorgänge. Die Arbeit ist abwechslungsreich und du hast täglich mit praktischen Herausforderungen zu tun. Ein familiäres Arbeitsumfeld und ein sicherer Arbeitsplatz in einem traditionellen Gewerbe erwarten dich.

Branche: Handwerk & Gewerbe

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Administrationskräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Auftragsbearbeitung von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung. Du erstellst Angebote und Auftragsbestätigungen für Kunden. Die Koordination von Terminen mit Kunden und die Einsatzplanung der Monteure gehören zu deinen Tätigkeiten. Du bearbeitest Anfragen telefonisch und schriftlich und bist Ansprechpartner für Kunden. Die Erfassung von Arbeitszeiten und die Vorbereitung der Lohnabrechnung fallen in deinen Bereich. Du erstellst Rechnungen und überwachst den Zahlungseingang. Die Bestellung von Materialien und die Verwaltung des Warenlagers können zu deinen Aufgaben gehören. Du pflegst Kundendaten und dokumentierst alle Vorgänge. Die Organisation des Büroalltags und die Bearbeitung der Post gehören zu deinen täglichen Aufgaben.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Koordination von Wartungsterminen und jährlichen Prüfungen. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung. Die Verwaltung von Fahrzeugpapieren und die Koordination von Inspektionsterminen können in deinem Bereich liegen. Du hilfst bei der Erstellung von Statistiken über Auftragsvolumen und Umsätze. Die Pflege der Unternehmenswebsite mit aktuellen Informationen kann zu deinen Aufgaben zählen. Du assistierst bei der Beantragung von Fördermitteln durch Zusammenstellung von Unterlagen. Die Organisation von Kundenterminen und Messen fällt gelegentlich in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Beschaffung von Arbeitskleidung und Sicherheitsausrüstung. Bei Bedarf hilfst du bei einfachen Marketingmaßnahmen und der Gestaltung von Flyern.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber auch Quereinsteiger mit Organisationstalent sind willkommen. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und Excel, sind erforderlich. Du bist kommunikativ und hast keine Berührungsängste im Umgang mit Handwerkern und Kunden. Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, sind wichtig. Du arbeitest selbstständig und bringst Eigeninitiative mit. Flexibilität ist erforderlich, da im Handwerk manchmal spontane Änderungen auftreten. Du bist kundenorientiert und findest Lösungen auch für kurzfristige Anfragen. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind im Handwerk besonders wichtig. Teamfähigkeit und ein kollegialer Umgang werden geschätzt.

Du verfügst über praktisches Organisationsgeschick und einen Sinn für Prioritäten. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den Umgang mit unterschiedlichsten Menschen. Du arbeitest lösungsorientiert und findest auch für unvorhergesehene Situationen schnell Antworten. Deine Belastbarkeit hilft dir, auch in turbulenten Phasen ruhig zu bleiben. Du bist zahlenaffin und hast keine Scheu vor kaufmännischen Aufgaben. Deine Serviceorientierung zeigt sich im Umgang mit Kunden und Lieferanten. Du bist anpassungsfähig und kannst mit den besonderen Anforderungen des Handwerks umgehen. Deine Genauigkeit ist wichtig für korrekte Auftragsabwicklung und Abrechnung. Du arbeitest effizient und suchst nach Möglichkeiten, Abläufe zu verbessern. Deine positive Einstellung und dein Humor passen gut in ein Handwerksteam.

Arbeitszeiten:

Montag bis Donnerstag 07:00 – 16:30 Uhr, Freitag 07:00 – 14:00 Uhr, 30 Minuten Pause, gelegentlich flexible Anpassungen.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine persönliche Einarbeitung durch die Geschäftsführung oder erfahrene Kollegen. Du arbeitest in einem familiären Betrieb mit flachen Hierarchien. Die Atmosphäre ist kollegial und es gibt kurze Entscheidungswege. Kostenloser Kaffee und Getränke stehen zur Verfügung. Firmenparkplätze sind direkt am Betrieb vorhanden. Die Arbeitszeiten sind planbar mit einem frühen Feierabend am Freitag. Regelmäßige Firmenevents und gemeinsame Frühstücke stärken das Team. Du erhältst einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen. Bei guter Leistung sind Gehaltserhöhungen und Prämien möglich. Die Arbeit ist vielseitig und du siehst direkt das Ergebnis deiner Arbeit.