Office Manager (m/w/d) für Unna - 20,00 € / Stunde - Vollzeit
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Jobbeschreibung
Als Office Manager (m/w/d) in Unna übernimmst du eine zentrale Rolle in der Büroorganisation unseres Kunden aus der Produktionsbranche. Du bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und koordinierst die administrativen Abläufe. In einem dynamischen Umfeld arbeitest du eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und trägst maßgeblich zum effizienten Betriebsablauf bei. Die Position bietet dir abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen. Du wirst in einem motivierten Team arbeiten, das deine Ideen und dein Engagement schätzt.
Branche: Industrie & Produktion
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Büroassistenten (m/w/d)
Aufgaben:
In Unna bist du verantwortlich für die komplette Büroorganisation und das Schnittstellenmanagement zwischen verschiedenen Abteilungen. Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen, betreust die Korrespondenz in deutscher und nach Möglichkeit auch in englischer Sprache und erstellst professionelle Präsentationen und Berichte. Die Verwaltung und Pflege von Stammdaten und Dokumenten gehört zu deinen Kernaufgaben. Du bearbeitest eingehende Anrufe und E-Mails, leitest diese entsprechend weiter und unterstützt das Management bei administrativen Tätigkeiten. Die Organisation von Veranstaltungen und Meetings sowie die Beschaffung von Büromaterial runden dein Aufgabengebiet ab.
Zu deinen weiteren Aufgaben gehört die Unterstützung im Empfangsbereich und beim Besuchermanagement. Du hilfst bei der Erstellung von Auswertungen und Reports, übernimmst die Ablage und das Dokumentenmanagement und unterstützt bei der Digitalisierung von Prozessen. Die Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten im Bürobereich fällt ebenfalls in deinen Bereich. Du assistierst bei der Personalplanung und -koordination, kümmerst dich um die Organisation interner Kommunikation und unterstützt bei der Vorbereitung von Schulungen und Workshops in Unna.
Anforderungen:
Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert, aber auch motivierte Quereinsteiger mit Berufserfahrung im Büroumfeld sind willkommen. Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation oder im Office Management gesammelt. Sehr gute Deutschkenntnisse und Grundkenntnisse in Englisch sind erforderlich. Du bist kommunikationsstark, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Eine selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für dich selbstverständlich. Du bist teamfähig, flexibel und bereit, dich in produktionsspezifische Abläufe einzuarbeiten.
Du verfügst über ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind hervorragend, du kannst dich schriftlich und mündlich professionell ausdrücken. Du bist hochgradig organisiert, kannst Prioritäten setzen und arbeitest strukturiert. Deine Multitasking-Fähigkeiten ermöglichen es dir, mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen. Du bist serviceorientiert, hast ein professionelles Auftreten und gehst souverän mit verschiedenen Hierarchieebenen um. Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich. Du bist technikaffin und offen für neue digitale Tools und Prozesse.
Arbeitszeiten:
Die Position ist als Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden ausgeschrieben. Die Kernarbeitszeit ist Montag bis Freitag von 07:30 bis 16:30 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Je nach betrieblicher Situation können flexible Arbeitszeitmodelle innerhalb der Kernzeiten vereinbart werden. Gelegentliche Mehrarbeit ist möglich und wird entsprechend ausgeglichen. Die Arbeitszeit orientiert sich am Produktionsablauf des Unternehmens in Unna.
Zusammenfassung:
Du erhältst ein attraktives Stundengehalt von 20,00 € bei unserem Kunden in Unna. Es erwartet dich ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Produktionsunternehmen mit Zukunftsperspektive. Du wirst Teil eines engagierten Teams und erhältst eine umfassende Einarbeitung in alle relevanten Bereiche. Regelmäßige Weiterbildungen und Qualifizierungsmaßnahmen werden gefördert. Das Unternehmen bietet moderne Arbeitsmittel und eine zeitgemäße Büroausstattung. Es gibt betriebliche Sozialleistungen wie Urlaubsgeld oder Erfolgsprämien. Die gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkplätzen ist gegeben. CALUMA unterstützt dich professionell bei der Vermittlung und steht dir während des gesamten Prozesses zur Seite.
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