Bürohilfe für Sassnitz (m/w/d) – 17,00 € / Stunde – Minijob, Studentenjob, Teilzeitjob

Jobbeschreibung

Für Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz werden zuverlässige und engagierte Bürohilfen gesucht.

Aufgaben

Bürohilfen unterstützen das tägliche Büromanagement durch eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sind in der Regel für allgemeine Aufgaben zuständig, die den reibungslosen Ablauf im Büro unterstützen. Hier sind einige der Hauptaufgaben, die Bürohilfen bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz typischerweise übernehmen:

Allgemeine Büroorganisation:

• Organisation und Pflege von Akten und Dokumenten.
• Ordnung und Sauberkeit des Büros sicherstellen.

Postbearbeitung in Sassnitz:

• Sortieren und Verteilen der eingehenden Post.
• Vorbereitung und Versand der ausgehenden Post, einschließlich Einschreiben und Pakete.

Empfang und Gästebetreuung:

• Empfang und Begrüßung von Besuchern bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz.
• Betreuung der Gäste, einschließlich Bereitstellung von Getränken.

Telefonzentrale und Kommunikation in Sassnitz:

• Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen.
• Beantwortung von allgemeinen Anfragen per E-Mail oder Telefon.

Datenpflege und -verwaltung:

• Aktualisierung und Pflege von Datenbanken, Excel-Tabellen und Kontakten.
• Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten.

Bestandskontrolle und Beschaffung:

• Überwachung und Bestellung von Büromaterialien.
• Lagerung und Organisation von Büromaterialien.

Vorbereitung von Unterlagen:

• Kopieren, Scannen und Drucken von Dokumenten bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz.
• Zusammenstellen und Versenden von Informationsmaterialien.

Rechnungsprüfung und Buchhaltung in Sassnitz:

• Unterstützung bei der Prüfung und Kontierung von Rechnungen und Belegen.
• Erfassen von Ausgaben und Pflege von Excel-Tabellen für die Buchhaltung.

Unterstützung bei Veranstaltungen und Meetings:

• Organisation von Meeting-Räumen, Bereitstellung von Technik und Materialien.
• Planung und Organisation kleinerer Veranstaltungen.

Fahrten und Besorgungen:

• Durchführung von Botengängen und Besorgungen, z. B. Abholen von Dokumenten, Einkaufen von Materialien.

Assistenzaufgaben in Sassnitz:

• Unterstützung von Vorgesetzten oder Kollegen bei administrativen Aufgaben.
• Erstellung von Präsentationen, Tabellen und Schriftverkehr nach Vorgabe.

Kundenbetreuung:

• Bearbeitung von Kundenanfragen und Weiterleitung an zuständige Abteilungen.
• Zusendung von Informationsmaterialien oder Prospekten an Kunden.

Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen:

• Unterstützung verschiedener Abteilungen durch Zuarbeiten und koordinierende Aufgaben bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz.

Dokumentenmanagement:

• Überprüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Erfassung und Verwaltung von digitalen und physischen Dokumenten.

Diese Aufgaben erfordern von Bürohilfen ein gutes Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und eine genaue Arbeitsweise. Je nach Unternehmensgröße und Branche können die Aufgaben variieren, aber sie tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs bei.

Anforderungen

Die Anforderungen an Bürohilfen umfassen sowohl fachliche Qualifikationen als auch persönliche Fähigkeiten, die ihnen helfen, die täglichen Büroarbeiten effizient zu erledigen. Hier sind die typischen Anforderungen an Bürohilfen bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz:

Fachliche Anforderungen

Bildung und Qualifikationen:

• In der Regel wird ein Schulabschluss (Mittlere Reife oder Abitur) vorausgesetzt.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber nicht immer zwingend erforderlich.

Berufserfahrung in Sassnitz:

• Erste Erfahrung in einem Büro oder in der Verwaltung (z. B. durch Praktika, Nebenjobs oder ähnliche Tätigkeiten) ist vorteilhaft.

Computerkenntnisse:

• Grundlegende Computerkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Erfahrung mit Bürogeräten wie Druckern, Scannern und Kopierern bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz.

Buchhaltungskenntnisse:

• Grundkenntnisse in Buchhaltung können hilfreich sein, vor allem bei der Rechnungsprüfung und Ausgabenverwaltung.

Sprachkenntnisse:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegende Englischkenntnisse können in internationalen Unternehmen von Vorteil sein.

Persönliche Anforderungen (Soft Skills)

Kommunikationsfähigkeit: Fähigkeit, klar und freundlich mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden zu kommunizieren.

Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen.

Eigeninitiative und Selbstständigkeit: Proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu erkennen und zu erledigen.

Teamfähigkeit: Bereitschaft, im Team bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz zu arbeiten und bei Bedarf Unterstützung zu leisten.

Detailgenauigkeit und Sorgfalt: Präzise und fehlerfreie Arbeitsweise, insbesondere bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten.

Zuverlässigkeit und Diskretion: Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bereitschaft in Sassnitz, sich an wechselnde Anforderungen und Prioritäten anzupassen.

Belastbarkeit und Stressresistenz: Fähigkeit, in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.

Weitere Anforderungen

Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.

Serviceorientierung: Freundliches und hilfsbereites Auftreten, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Weiterbildung: Bereitschaft zur Weiterbildung, um mit neuen Verfahren und Technologien Schritt zu halten.

Diese Anforderungen helfen Bürohilfen, ihre Aufgaben bei diesen Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz effektiv zu erfüllen und einen reibungslosen Ablauf im Büro zu unterstützen.

Arbeitszeiten

Die zeitliche Flexibilität, die Bürohilfen in Minijobs, Studentenjobs und Teilzeitjobs in Sassnitz aufbringen müssen, variiert je nach Art der Beschäftigung. Hier sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede:

Gemeinsamkeiten

Grundlegende Bürozeiten: Alle Bürohilfen müssen in der Regel zu den gängigen Bürozeiten zwischen 8 und 18 Uhr arbeiten.

Unterstützung bei dringenden Aufgaben: Bürohilfen müssen flexibel sein, um bei dringenden Aufgaben oder Projekten Überstunden zu leisten oder zusätzliche Stunden zu arbeiten.

Anpassungsfähigkeit: Alle Bürohilfen sollten bereit sein, ihren Arbeitsplan an wechselnde Anforderungen und Aufgaben anzupassen.

Unterschiede

Minijobs in Sassnitz:

• Arbeitsstunden: Die Arbeitsstunden sind auf eine geringe Anzahl pro Woche beschränkt (meist weniger als 10 Stunden).
• Flexibilität: Minijobber müssen bereit sein, flexibel zu arbeiten, da ihre Stunden oft variieren, abhängig von Projekten und dem Bedarf des Unternehmens.
• Verfügbarkeit: Minijobber sind in der Regel an bestimmten Tagen oder Stunden verfügbar, oft zu Stoßzeiten oder für spezifische Aufgaben.

Studentenjobs in Sassnitz:

• Arbeitsstunden: Studentenjobs sind ebenfalls Teilzeitstellen mit einer ähnlichen Stundenzahl wie Minijobs (meist 10-20 Stunden pro Woche).
• Flexibilität: Studenten müssen ihre Arbeitszeiten mit ihrem Studienplan vereinbaren, was eine flexible Einteilung der Stunden erfordert.
• Verfügbarkeit: Studenten sind häufig nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten verfügbar, insbesondere während der Vorlesungszeit.

Teilzeitjobs in Sassnitz:

• Arbeitsstunden: Teilzeitjobs umfassen in der Regel mehr Arbeitsstunden als Minijobs und Studentenjobs (meist 20-30 Stunden pro Woche).
• Flexibilität: Teilzeitkräfte müssen bereit sein, Überstunden zu leisten oder in arbeitsintensiven Phasen zusätzliche Stunden zu arbeiten.
• Verfügbarkeit: Sie arbeiten normalerweise zu festen Zeiten, oft an mehreren Tagen pro Woche.

Schlussfolgerung

• Minijobs: Minijobber bieten die größte Flexibilität, da sie weniger Stunden arbeiten und oft nur zu Stoßzeiten benötigt werden.
• Studentenjobs: Studenten in Sassnitz haben eine ähnliche Flexibilität wie Minijobber, müssen jedoch ihren Arbeitsplan mit dem Studium abstimmen.
• Teilzeitjobs: Teilzeitkräfte bieten weniger Flexibilität als Minijobber oder Studenten, da sie mehr Stunden arbeiten und oft feste Arbeitszeiten haben.

Zusammenfassend müssen Bürohilfen in Sassnitz in allen drei Beschäftigungsmodellen bereit sein, eine gewisse zeitliche Flexibilität zu zeigen, insbesondere bei dringenden Aufgaben oder Projekten.